العنوان: كل ما لم يخبرك والداك به عن الاجتماعات الفعالة 1
المؤلف: ماركوس إريكسون
source_url: http://www.articlecity.com/articles/business_and_finance/article_4506.shtml
date_saved: 2007-07-25 12:30:07
التصنيف: business_and_finance
مقالة - سلعة:
ربما كنت مندهشًا أو حتى منزعجًا من أن الاجتماع لم يدور حول هذا الشيء الوحيد الذي كنت تعتقد أنه سيكون حوله. ظل كل شخص آخر يتحدث عن أشياء أخرى لا يمكنك أن تهتم بها كثيرًا.
استمر في القراءة أدناه وسأشارك بعض الأسرار التي تجعل الاجتماعات فعالة وحيوية وممتازة. كثيرًا ما يطلب مني الناس تقديم المشورة بشأن هذا الموضوع لأنهم قد جربوا كيف تعمل هذه الاستراتيجيات التي سأقدمها لك أدناه على سحرها عند تطبيقها بشكل صحيح.
لا يهم إذا كنت الشخص الذي يبدو أنه مسؤول عن قيادة الاجتماع أو الاتصال بالأشخاص معًا أو حجز الغرفة أم لا. إذا كنت تعتبر نفسك مجرد مشارك في الاجتماعات ولا تتحمل أي مسؤولية عن الإجراء ، فهذا هو المكان المناسب للبدء! انطلق في العمل! إذا كنت لا تساهم فأنت تمنع. منع اجتماعك وفريقك وشركتك من أن تكون كل ما يمكن أن يكون. لذا انشغل بكونك جزءًا من العمل والبقاء من خلال القراءة والتطبيق مهما كان دورك الرسمي في اجتماعاتك.
"إذا كان لدي ست ساعات لقطع شجرة ، كنت سأقضي خمس ساعات في شحذ فأس"
كل هذا في الإعداد ، أو كله تقريبًا ، إنه بسيط كما هو. أول شيء يجب عليك فعله لصقل فأس اجتماعك هو تحديد من هو مطلوب في الاجتماع. في كثير من الأحيان يتم استدعاء الناس هناك فقط ليكونوا حاضرين. إذا لم تكن هناك حاجة إليها للإدخال أو ستضيف إلى جودة علاقتك من خلال قضاء بعض الوقت وجهًا لوجه ، أرسل لهم بريدًا إلكترونيًا بالمعلومات بدلاً من ذلك أو قم بزيارتهم بعد ذلك. يتراوح حجم مجموعة الاجتماع الجيد بين 2-12 ، إذا تجاوزت ذلك ، فأنت في طريقك للحصول على معلومات بدلاً من الاجتماع ، هذا إذا كنت ترغب في أن تكون فعالاً. إذا كان قسمك أكبر من هذا ، ففكر في الحصول على معلومات واحدة كبيرة وعدة اجتماعات أصغر.
التالي هو التأكد من أن الغرض من الاجتماع قد تم إبلاغه بوضوح لكل مشارك في الاجتماع. إن السؤال القدير والمهم والمثير للقلق هو "لماذا نجتمع صباح الاثنين الرائع هذا؟". احصل على إجابة واضحة بطريقة منطقية وأنت في منتصف الطريق. إنها أيضًا فرصة ممتازة لطلب المدخلات ، فيما يتعلق بما يشعر الآخرون أنه يجب أن يكون على جدول أعمال الاجتماع. ربما تكون قد أغفلت شيئًا مهمًا ، وربما لا يمكنك ملاءمته بالكامل (وهو ما يجب عليك تجنبه على أي حال) ، ولكن قد يذهب إلى الاجتماع التالي أو يمنحك إحساسًا بما يشعر الآخرون أنه مهم.
مع وجود جدول الأعمال أمامك ، لاحظ أننا ما زلنا نشحذ الفأس ، ووضح ما إذا كان العنصر عبارة عن معلومات أو حوار أو قرار. تعني المعلومات أن شخصًا ما يبلغ ، والآخر يستمع ، يمكنك السماح ببعض الأسئلة للتأكد من توصيل المعلومات بوضوح ، ولكن لا وأعني عدم وجود مدخلات ، ولا مناقشة ، ولا استجواب! يعني الحوار أنك تأخذ الوقت الكافي لمناقشة عنصر ما ، فقد يكون شيئًا يحتاج شخص ما إلى المساهمة فيه. إذا كان تقديم مدخلات جيدة يعني أن الآخرين بحاجة إلى الاستعداد قبل الاجتماع ، فتأكد من إبلاغ ذلك قبل الاجتماع بوقت كاف. القاعدة العامة الجيدة هي أن الشخص الذي يحضر هذا العنصر إلى الاجتماع يجب أن يتحدث على أقل تقدير. يعني القرار أنك ستقرر شيئًا ما ، في نهاية الوقت المخصص الذي تحتاجه للتوصل إلى قرار. ابدأ أي عنصر قرار من خلال تحديد كيفية اتخاذ القرار بسرعة. التصويت؟ مساومة؟ بالإجماع؟ رئيس مجلس الإدارة أو رئيسه يقرر؟
هذا هو. في القائمة السريعة أدناه ، لراحتك ، قمت بتلخيص الاستراتيجيات الثلاث الموضحة أعلاه ، من إجمالي عشر استراتيجيات. ابحث عن الاستراتيجيات السبع الأخرى في المادتين 2 و 3 في هذه السلسلة حول كل ما لم يخبرك والداك به عن الاجتماعات الفعالة.
القائمة السريعة
إذا قفزت هنا وهناك شيء ما أدناه غير منطقي ، أقترح عليك قضاء بعض الوقت في حياتك المزدحمة وقراءة المزيد عنها أعلاه.
1. توضيح من هو مطلوب في الاجتماع
2. الاتصال الغرض من الاجتماع قبل الاجتماع ، وطلب المدخلات
3. توضيح ما إذا كانت العناصر هي معلومات أو حوار أو قرار
أتمنى لكم اجتماعات ممتازة ومجزية ومثمرة. أتمنى مخلصًا أن يكون ما سبق مفيدًا لك. تذكر أن الاجتماعات تدور حول اجتماع الأشخاص معًا لإنجاز الأشياء ، وليس العكس.
ماركوس إريكسون
ZZZZZZ