هناك العديد من الشركات في صناعة التوقيع والرسومات تستخدم حاليًا Microsoft Excel لاقتباس الوظائف وتتبعها. في الحقيقة يمكن أن تكون واحداً منهم. في ظل ظروف معينة ، قد يكون استخدام Excel لإدارة هذه المهام طريقة مناسبة للتعامل مع إدارة المتجر. ولكن كيف تعرف أن الوقت قد حان للبحث عن الأسعار وتتبع الوظائف وحل برمجي أفضل؟ ما الذي يجب أن تبحث عنه عند اتخاذ هذه الخطوة التالية؟
متى يكون Excel كافيًا؟
الشركات التي لديها عدد قليل من الأشخاص ، حيث يقدر شخص واحد فقط ، وتنتج عددًا قليلاً جدًا من الأسعار يوميًا ، مع القليل من إعادة الطلبات أو بدونها ، وتبيع عددًا صغيرًا من المنتجات مع خيارات قليلة ، قد تعمل بشكل جيد باستخدام Excel كنظام إدارة متجر. وطالما أن هذه الشركات لا تواجه نموًا سريعًا و / أو صعوبات في تدفق العمل ، فإن Excel يوفر لها عائدًا كبيرًا على الاستثمار. ولكن عندما يتغير واحد أو أكثر من هذه المتغيرات ، تزداد الحاجة إلى حل أفضل.
متى يكون Excel غير كافٍ؟
يصبح Excel غير كافٍ عندما تختبر المتاجر:
نمو الشركة (داخليا وخارجيا)
تناقضات الأسعار
إدخال مكرر
عدم القدرة على اقتباس الوظائف بسرعة
عدم وجود تكامل بين أدوات الإدارة والتسويق والتقدير
غالبًا ما تكون هذه متاجر تبحث عن طريقة لـ:
وفر الوقت وزد أرباحك
انظر أين توجد الوظائف أثناء الإنتاج
تدريب الآخرين بسهولة على التقدير
اعرف تكلفة الوظيفة
التحكم في التكاليف والحفاظ على المنافسة
استهداف السوق بشكل فعال
سهولة التصدير إلى برامج المحاسبة
هل انا جاهز الان
إن مفتاح التغيير الفعال في إدارة الأعمال ، مثل دمج حل برمجي متكامل ، هو تحديد الوقت المناسب لإجراء التبديل. في مقال قرأته مؤخرًا بعنوان "تقدير أرباح البرمجيات الأعلى" ، تحدث المؤلف عن صاحب متجر نقل عن جميع وظائفه باستخدام برنامج Excel طوروه داخليًا. نظرًا لنمو هذه الشركة والحاجة القوية للتمثيل الدقيق لتكلفة تشغيلها ، قررت الشركة إجراء التبديل والحصول على نظام تقدير البرامج. لماذا قد تسأل؟ قال المالك: "عندما فقدنا أكبر ثلاثة عملاء من خلال رفع الأسعار ، فتحنا أعيننا حقًا".
الفهم من خلال البحث
محاولة فهم فوائد التقدير / برامج إدارة الأعمال ليست مهمة سهلة. كما ترى في الموقف أعلاه ، ليس من الواضح دائمًا متى يكون عملك جاهزًا لبدء البحث عن نظام إدارة متجر. هناك شيء واحد واضح ، وهو أن بدء هذا البحث مبكرًا سيساعدك على تجنب ألم خسارة العملاء والأرباح وربما حتى القليل من خيوط الشعر.
يتطلب اختيار حل التقدير / إدارة الأعمال بحثًا خارجيًا وداخليًا أساسيًا. تحتاج إلى فحص البرامج المتاحة وكيف ستلبي هذه البرامج احتياجاتك وتفيد متجرك. لقد توصلت إلى قائمة مختصرة بالعناصر الأساسية التي يجب ملاحظتها عندما تكون جاهزًا لشراء نظام تقدير / إدارة متجر.
ما يجب ان نبحث عن؟
أولاً ، فكر في العديد من الأشياء التي ترغب في أن يقوم بها النظام. هل تبحث عن نظام متكامل لتتبع العملاء والطلبات وتقدير البيانات في حزمة واحدة؟ هل تبحث عن برنامج للمساعدة في زيادة قدراتك التسويقية والإدارية؟ أم أنك تبحث فقط عن نظام يعمل كآلة حاسبة تقديرية؟ بغض النظر عما تبحث عنه في حزمة البرامج ، فإن التحدث مع مستشاري البرامج ، مثل Cyrious Software’s ، يمكن أن يساعدك في توضيح احتياجاتك ويعطيك فهمًا للأدوات المتاحة وما سيفعلونه من أجلك.
ثانيًا ، تأكد من إلقاء نظرة على البرامج المصممة خصيصًا لتناسب مجال عملك. يمكن لبرنامج عام مثل Excel القيام ببعض الأشياء اللازمة لتشغيل عملك ، ولكن نظام إدارة متجر معين في الصناعة مثل Cyrious Software سيكون أكثر فائدة على المدى الطويل. تعتبر البرامج الخاصة بالصناعة أكثر قيمة لشركتك ، ليس فقط بسبب الأدوات التي توفرها ، ولكن أيضًا لأن موظفي التدريب والدعم المتاحين لتلبية احتياجات شركتك وبيئة العمل ، على دراية بالفعل بمجال عملك.
ثالثًا ، تأكد من فهمك لما يتطلبه الأمر لتنفيذ النظام. يمكن إعداد بعض الأنظمة بواسطتك ، وسيتطلب البعض الآخر مزيدًا من الوقت والمساعدة الخارجية. هذا يعني إلقاء نظرة عليه والتعرف على البرنامج ، والتدريب ، ثم ضبطه من أجل انتقال سلس. يجب أن يكون لدى شركات البرمجيات الجيدة فريق تنفيذ رائع بالإضافة إلى فريق دعم فني رائع. سيساعدك هؤلاء الأشخاص في تشغيل البرنامج بسرعة وسلاسة. أيضًا ، يجب تصميم البرنامج بحيث يسهل عليك تخصيص كل إعداد يمكن تخيله. إذا لم تتمكن من تخصيص البرنامج ليناسب متجرك ، فلا يجب عليك شرائه. لدى Cyrious Software برنامج إدارة متجر مرن بدرجة كافية لـ