مدونة

 العنوان: ما هو احتيال الشركة وكيف يمكنك إيقافه؟ (الجزء 2 من 2)

المؤلف: بيتر جرانجر

source_url: http://www.articlecity.com/articles/business_and_finance/article_5896.shtml

date_saved: 2007-07-25 12:30:07

التصنيف: business_and_finance

مقالة - سلعة:

في المقالة الأولى من هذه السلسلة ، قمت بتعريف الاحتيال ، وناقشت كيف يمكن أن يحدث في شركة ، وقدمت بعض الأمثلة الواقعية عن وقت وكيفية حدوثه في عالم الشركات. (لقراءة المقال الأول ، قم بزيارة inlogik.com/12530+0+free-articles.htm.) في هذا - المقال الثاني - ، ننتقل إلى الصواميل والمسامير ؛ كيف تقلل من الاحتيال في شركتك؟

هناك خطوتان رئيسيتان مطلوبتان لوقف الاحتيال في شركتك: الخطوة 1 - تحديد مخاطر الاحتيال الخاصة بك ؛ الخطوة 2 - تطبيق ضوابط برنامج إدارة نفقات الشركة لتقليل تلك المخاطر.

الخطوة 1 - حدد مخاطر الاحتيال الخاصة بك

هل شركتك عرضة لأي مما يلي؟

- الفروق بين النسخ الورقية والتقارير المحوسبة.

- تذكرة السفر والعودة والمغادرة في تواريخ مختلفة ولكن دون مصاريف الفندق المقابلة ؛

- وجبات في عطلة نهاية الأسبوع أو في غير أماكن العمل ؛

- الأوصاف السيئة والوثائق غير المكتملة ، مثل فقدان بطاقة الصعود إلى الطائرة أو خط سير الرحلة أو الإيصال ؛

- التواريخ خارج التسلسل.

- الإيصالات القديمة.

- تفسيرات سيئة أو غير متسقة للأسئلة المتعلقة بالمطالبات. الرد الشائع هو "كيف تجرؤ على استجوابي؟" ؛

- نسخ.

- الإيصالات المعدلة ؛

- كشوفات حساب بطاقة الائتمان أو المطبوعات بدلاً من الإيصالات ؛

- تذاكر الطيران:

o من المعروف أن الموظفين يدفعون مقابل تذاكر الطيران باستخدام نقاط المسافر الدائم ثم يطالبون بتكلفة التذكرة كمصروف من الشركة. يمكن اعتبار هذا نشاطًا احتياليًا ؛

o هناك العديد من الآليات المستخدمة للاحتيال على منظمة من خلال استخدام تذاكر الطيران. تحتاج المنظمات إلى توخي الحرص عند التعامل مع عمليات استبدال تذاكر الطيران ، والمبالغ المستردة ، والمبالغ المستردة الجزئية ، واحتمال عدم أخذ الرحلة المطالب بها (لا يوجد دليل على استئجار سيارة ، أو وقوف السيارات في مطار المنزل ، أو وجبات الطعام أو المصاريف الأخرى في الوجهة).

- المضاعفات يجب الانتباه لها:

o قد لا تكون هذه المبالغ متطابقة كما في حالة الفواتير الجزئية للفنادق ؛

o الرسوم المتأخرة عن فواتير الهاتف المحمول.

o قد يتم الإبلاغ عن نفس المصروفات مرتين في فترة واحدة أو في فترتين أو أكثر مع وصف وتشفير مختلفين.

- يمكن أن تكون المطالبة بالأشياء الشخصية أيضًا مصدرًا للاحتيال على الشركة. يمكن أن تشمل:

o السفر لأفراد الأسرة ؛

س التجزئة أو المشتريات الشخصية ؛

o الرحلات المضافة لرحلات العمل ؛

o أيام إضافية في فندق أو تأجير سيارات أو ما إلى ذلك ؛

o قد يتم تضمين متجر الهدايا وجلسات التدليك وما إلى ذلك في فاتورة الفندق ؛

o الرحلات غير المصرح بها.

- يجب على المنظمات أيضًا أن تكون حريصة على تحديد المصاريف المطالب بها والتي لم يتم تكبدها. هذا مهم بشكل خاص عندما يتعلق الأمر بالمطالبة بنفقات الوجبات ونفقات الوجبة اليومية ؛

- التناقضات مثل مطالبات سيارات الأجرة والسيارات المستأجرة لنفس الجزء من حسابات الرحلة أو الأميال التي تم تضخيمها بشكل واضح ؛

- قد تكون المبالغة متعمدة وقد لا تكون ، ولكنها تتضمن أخطاء مطبعية (34.95 دولارًا تم الإبلاغ عنها بمبلغ 3495 دولارًا أمريكيًا) وتحويلات أسعار الصرف غير الصحيحة.

هناك العديد من الأنشطة الأخرى الأقل وضوحًا التي لا تمتثل للسياسات التشريعية و / أو سياسات الشركة. تتضمن أمثلة هذه الإخفاقات الترميز غير المناسب ، مثل: فواتير الفنادق التي تشمل وجبات الطعام ، والهاتف ، وما إلى ذلك ، والتي تم الإبلاغ عنها على أنها إقامة ؛ تأجير السيارات التي قد لا تندرج ضمن فئة الشركة المرخصة ؛ واستخدام البائعين المحظورين.

الخطوة 2 - تنفيذ ضوابط برنامج إدارة النفقات المؤسسية

من أجل تقليل مخاطر الاحتيال في شركتك ، يجب تصميم ضوابط برنامج إدارة نفقات شركتك لتوفير ودعم 5 W's (من وماذا وأين ومتى ولماذا). يجب عليهم التأكد من أن جميع النفقات المعقولة والمصرح بها التي يتم تكبدها من أجل أداء الموظف لمسؤوليات وظيفته يتم دفعها ببطاقة ائتمان الشركة وموثقة بإيصال أصلي وصالح وغير معدَّل ، ويجب تنفيذها في جميع أنحاء المنظمة بأكملها ، على بجميع المستويات وفي جميع الوظائف.

من الناحية العملية ، فإن عمليات وضوابط وإجراءات برامج إدارة نفقات الشركة واسعة جدًا. وهي تتعلق ببنود مثل الموافقات ، والتفويضات ، والتحقق ، والتسويات ، والفصل بين الواجبات ، ومراجعات الأداء التشغيلي ، والتحقيقات الأساسية ، والأمن المادي. يجب أن يتم تضمينهم في عمليات الإدارة والمراقبة اليومية الخاصة بك ، كما يحتاجون أيضًا إلى الاستفادة من تكنولوجيا المعلومات المتاحة.

الفصل بين الواجبات كرقابة إدارة مصروفات الشركة

نظرًا لطبيعة الحسابات الدائنة والوظائف ذات الصلة ، يعد الفصل بين الواجبات أحد الاعتبارات الهامة. فيما يلي قائمة جزئية بالواجبات المتعلقة بالحسابات الدائنة وكيفية فصلها.

1) يجب ألا يقوم الشخص المسؤول عن تسوية البنك بما يلي:

• التعامل مع تقارير الممتلكات غير المطالب بها

• يكون التوقيع على حساب مصرفي

2) الشخص الذي يقوم بفحص التوقيع يجب ألا:

• تفويض الفواتير و